Kiedy warto zlecić rekrutację na zewnątrz?

Czas czytania: około 7 min

Zewnętrzna rekrutacja ma sens wtedy, gdy firma potrzebuje osoby trudnej do znalezienia, nie ma czasu lub zasobów na samodzielny direct search albo dotychczasowy proces nie przyniósł właściwych kandydatów. Przy prostszej roli, dużej liczbie aktywnych kandydatów i sprawnym zespole HR ogłoszenie może być wystarczające.

W skrócie

• Agencja nie jest potrzebna do każdej rekrutacji.
• Direct search sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy właściwe osoby nie szukają aktywnie pracy.
• Brak własnego HR nie jest problemem, jeśli agencja potrafi przejąć cały proces i sprawnie współpracuje z osobą decyzyjną.
• Przed rozpoczęciem projektu warto ustalić zakres, model rozliczenia, odpowiedzialność obu stron i realny harmonogram.

Kiedy wystarczy ogłoszenie o pracę?

Ogłoszenie może wystarczyć, gdy na rynku jest dużo osób spełniających wymagania, kandydaci aktywnie szukają pracy, a firma ma zasoby na selekcję aplikacji i prowadzenie rozmów.

Dotyczy to zwłaszcza stanowisk, przy których kwalifikacje łatwo sprawdzić, lokalizacja nie ogranicza mocno puli kandydatów, a marka pracodawcy generuje odpowiedni napływ aplikacji. W takiej sytuacji uruchamianie direct searchu może tylko podnieść koszt procesu.

Przed rozpoczęciem współpracy mówię wprost, jeśli widzę, że firma może skutecznie przeprowadzić rekrutację samodzielnie. Zadaniem agencji nie jest przekonywanie klienta, że każda rola wymaga headhuntera.

Właściwi kandydaci nie odpowiadają na ogłoszenia

Direct search jest potrzebny, gdy osoby najlepiej dopasowane do roli są zatrudnione i nie przeglądają portali z ofertami. Trzeba je najpierw zidentyfikować, a następnie zainteresować rozmową o zmianie.

W takim procesie samo opublikowanie oferty nie rozwiązuje problemu. Rekruter buduje mapę rynku, wybiera właściwe firmy i profile, kontaktuje się z kandydatami oraz wyjaśnia, dlaczego rozmowa o danym projekcie może być dla nich wartościowa.

To często oznacza kontakt z dużą liczbą dobrze dobranych osób. Konwersja przy niszowych rolach bywa niska, dlatego znaczenie ma jakość targetowania, komunikacji i prowadzenia rozmów.

Firma nie ma własnego HR lub wolnych zasobów

Brak działu HR nie oznacza, że firma musi zatrudnić rekrutera na stałe. Jeżeli potrzeba dotyczy jednej lub kilku ważnych ról, zewnętrzny partner może przejąć brief, sourcing, pierwszy kontakt, rozmowy i rekomendacje.

Taki model działa szczególnie dobrze w mniejszych firmach i organizacjach w fazie wzrostu. CEO, właściciel albo General Manager pozostaje osobą decyzyjną, ale nie musi samodzielnie szukać kandydatów i koordynować całego lejka.

Współpraca wymaga jednak dostępności po stronie klienta. Nawet dobrze przygotowany direct search nie pomoże, jeśli feedback po rozmowie przychodzi po kilkunastu dniach albo każda osoba w firmie inaczej rozumie zakres stanowiska.

Stanowisko ma duże znaczenie dla firmy

Im większy wpływ wakatu na sprzedaż, technologię, produkcję lub codzienne działanie firmy, tym większy jest koszt przedłużającego się procesu.

Dotyczy to między innymi ról takich jak dyrektor produkcji, Plant Manager, CFO, Head of IT, Project Manager czy lider sprzedaży. Przy tych stanowiskach liczy się nie tylko zgodność doświadczenia z opisem. Trzeba ocenić skalę wcześniejszej odpowiedzialności, sposób działania, motywację oraz dopasowanie do aktualnego etapu firmy.

Zewnętrzny rekruter może również przekazać informację, czy oczekiwania firmy są realne. Czasem problemem nie jest brak kandydatów, lecz zakres obowiązków, poziom wynagrodzenia, lokalizacja albo zbyt długi proces decyzyjny.

Dotychczasowa rekrutacja utknęła

Jeżeli ogłoszenie działa od kilku tygodni, a firma nadal nie rozmawia z odpowiednimi osobami, powtarzanie tego samego działania zwykle nie zmieni wyniku.

Warto wtedy sprawdzić:

• czy profil stanowiska nie łączy kilku różnych ról;
• czy wynagrodzenie odpowiada rynkowi;
• czy wymagania obowiązkowe są rzeczywiście obowiązkowe;
• czy firma dociera do kandydatów pasywnych;
• czy oferta jasno pokazuje zakres odpowiedzialności i powód, dla którego warto rozważyć zmianę;
• czy proces po stronie klienta jest wystarczająco szybki.

Agencja powinna zacząć od diagnozy, a nie od masowego wysyłania tej samej wiadomości.

Rekrutacja wymaga poufności

Firma może nie chcieć publicznie komunikować planowanej zmiany w zarządzie, zastępstwa obecnej osoby albo nowego kierunku biznesowego. Wtedy ogłoszenie nie będzie właściwym kanałem.

Direct search pozwala prowadzić rozmowy z wybraną grupą kandydatów i stopniowo ujawniać informacje o projekcie. Zakres poufności, sposób przedstawiania firmy oraz moment ujawnienia jej nazwy trzeba ustalić przed rozpoczęciem kontaktu.

Kandydatów trzeba przekonać do rozmowy

Przy trudnych rekrutacjach dostęp do profilu na LinkedInie jest dopiero początkiem. Kandydat musi zrozumieć, dlaczego projekt może być dla niego interesujący i co odróżnia go od wielu podobnych wiadomości.

Pomaga w tym konkretny opis stanowiska, jasny zakres odpowiedzialności i uczciwe przedstawienie sytuacji firmy. Nie warto ukrywać wyzwań, które i tak pojawią się podczas rozmowy. Dobra komunikacja pozwala kandydatowi ocenić, czy chce poświęcić czas na dalszy proces.

Kiedy nie warto zlecać rekrutacji agencji?

Agencja może nie być potrzebna, gdy firma ma sprawny zespół rekrutacyjny, zna rynek, potrafi prowadzić direct search i ma czas na realizację projektu. Podobnie jest przy stanowiskach, które generują dużą liczbę odpowiednich aplikacji bez aktywnego sourcingu.

Nie rekomenduję też direct searchu jako rozwiązania dla rekrutacji masowej, stanowisk blue-collar i prostych ról wykonawczych. To inny rodzaj procesu, wymagający innego modelu operacyjnego.

Współpracy nie warto rozpoczynać również wtedy, gdy firma nie potrafi wskazać osoby decyzyjnej, nie ma zatwierdzonego budżetu albo nie jest gotowa udzielać szybkiego feedbacku. Najpierw trzeba uporządkować warunki wewnętrzne.

Wewnętrzny HR, agencja czy model mieszany?

Wybór powinien wynikać z rodzaju stanowiska, częstotliwości zatrudniania i zasobów firmy. Sama liczba wakatów nie daje pełnej odpowiedzi.

Fixed fee czy success fee?

Oba modele mogą działać. Dobieramy je podczas rozmowy, biorąc pod uwagę charakter roli, zakres pracy oraz preferencje klienta.

Fixed fee oznacza ustaloną wcześniej cenę projektu. Daje firmie przewidywalny koszt i pozwala dokładnie określić zakres współpracy. Success fee wiąże wynagrodzenie agencji z zatrudnieniem kandydata. Warunki, etapy płatności i gwarancję trzeba opisać w umowie, zamiast opierać się na samej nazwie modelu.

Nie stosuję sztywnej zasady, że jeden model jest zawsze uczciwszy lub lepszy. Ważniejsze są zakres działań, odpowiedzialność obu stron i sposób prowadzenia procesu.

Co przygotować przed rozmową z agencją?

Nie trzeba mieć gotowego, rozbudowanego opisu stanowiska. Potrzebne są jednak podstawowe decyzje:

• za co zatrudniona osoba będzie odpowiadać;
• jaki problem biznesowy ma rozwiązać;
• które doświadczenia są konieczne, a które tylko mile widziane;
• komu stanowisko będzie raportować;
• jaki jest budżet i forma współpracy;
• gdzie wykonywana jest praca;
• kto podejmuje decyzję i uczestniczy w rozmowach;
• jak szybko firma może przekazywać feedback.

Dobry brief powstaje podczas rozmowy. Agencja powinna zadawać pytania, które pomagają oddzielić rzeczywiste wymagania od listy życzeń.

Jak sprawdzić agencję przed rozpoczęciem projektu?

Warto zapytać, kto faktycznie prowadzi rekrutację, jak powstaje mapa rynku i co dzieje się przed przedstawieniem kandydata. Istotne są również zasady raportowania, częstotliwość kontaktu, model rozliczenia i warunki gwarancji.

Poproś też o wyjaśnienie, w jaki sposób agencja oceni, czy założenia projektu są realne. Partner rekrutacyjny powinien umieć zakwestionować brief, jeśli rynek, budżet albo zakres stanowiska nie składają się w spójną całość.

Najważniejsze wnioski

Zlecenie rekrutacji na zewnątrz ma sens, gdy firma potrzebuje aktywnego dotarcia do kandydatów, nie ma odpowiednich zasobów albo obsadza stanowisko o dużym znaczeniu. Agencja nie zastępuje decyzji po stronie klienta. Może natomiast przejąć pracę z rynkiem, uporządkować proces i doprowadzić do rozmów z osobami, które nie pojawiłyby się z ogłoszenia.

Jeśli nie wiesz, czy dana rola wymaga direct searchu, krótka rozmowa powinna wystarczyć, żeby ocenić dostępność kandydatów, ryzyka i sens uruchomienia projektu.

Najczęstsze pytania

Czy firma bez działu HR może współpracować z agencją?

Tak. W takim modelu agencja może przejąć większość pracy operacyjnej, ale po stronie klienta nadal potrzebna jest osoba decyzyjna dostępna na brief, rozmowy i feedback.

Czy agencja może prowadzić rekrutację poufnie?

Tak, jeśli strony wcześniej ustalą zakres poufności, sposób kontaktu z kandydatami i moment ujawnienia nazwy firmy.

Czy lepszy jest fixed fee, czy success fee?

To zależy od roli, zakresu pracy i preferencji klienta. Kluczowe jest precyzyjne zapisanie ceny, etapów płatności, odpowiedzialności i gwarancji.

Ile trwa rekrutacja prowadzona przez agencję?

Nie ma jednego terminu właściwego dla wszystkich stanowisk. Czas zależy między innymi od dostępności kandydatów, lokalizacji, wynagrodzenia, szybkości decyzji i liczby etapów. Realny harmonogram można określić po briefie i pierwszym mapowaniu rynku.