Fixed fee czy success fee? Jak wybrać model współpracy z agencją rekrutacyjną

Nie ma jednego modelu rozliczenia dobrego dla każdej rekrutacji. Fixed fee daje firmie z góry ustaloną cenę projektu. W success fee wynagrodzenie rekrutera jest związane z zatrudnieniem kandydata. Wybór zależy od stanowiska, zakresu pracy i tego, jak obie strony chcą podzielić ryzyko.

Czas czytania: około 6 min

Czym jest fixed fee?

Fixed fee oznacza, że cena projektu jest ustalona z góry. Firma zna koszt, zanim rekrutacja się zacznie, a zakres współpracy musi być dobrze opisany: jakie działania wykona rekruter prowadzący projekt, jak będą rozliczane kolejne etapy i do jakiego momentu trwa odpowiedzialność obu stron.

Największą zaletą jest przewidywalność. Klient zna budżet przed startem, a płatność nie zależy bezpośrednio od wynagrodzenia wybranego kandydata. Fixed fee często pasuje do projektów, które wymagają dużo pracy przed pierwszą rekomendacją, na przykład dokładnego mapowania niszowego rynku albo poufnego direct searchu.

Przy fixed fee klient płaci za uzgodniony zakres pracy. Dlatego cenę poprzedza ustalenie zakresu, a nie tylko nazwy stanowiska.

Czym jest success fee?

Success fee wiąże wynagrodzenie agencji z zatrudnieniem kandydata. Jeśli firma nie zatrudni nikogo z przedstawionych osób, zazwyczaj nie płaci wynagrodzenia za projekt. To obniża ryzyko finansowe po stronie klienta i bywa wybierane, gdy firma chętnie rozlicza pracę dopiero po konkretnym efekcie.

Także ten model wymaga opisania w umowie, jak definiowany jest moment zatrudnienia i kiedy powstaje obowiązek zapłaty. Bez tego samo pojęcie „skuteczności” można różnie rozumieć, szczególnie gdy kandydat rozpoczyna lub kończy współpracę w pierwszym okresie.

Success fee ma sens, gdy klient woli, żeby płatność była ściśle związana z efektem, oraz gdy przebieg projektu umożliwia takie rozliczenie bez zniekształcania zakresu pracy.

Porównanie w tabeli

Sama nazwa modelu niewiele mówi o jakości usługi. Przed decyzją warto porównać zakres działań, odpowiedzialność obu stron i sposób prowadzenia procesu.

Jeśli najpierw chcesz ocenić, czy dana rola w ogóle wymaga zewnętrznego wsparcia, przeczytaj: Kiedy warto zlecić rekrutację na zewnątrz?

Kiedy fixed fee ma sens?

Fixed fee sprawdza się, gdy projekt wymaga dużo pracy jeszcze przed przedstawieniem pierwszego kandydata. Tak jest przy trudnym mapowaniu rynku, poufnej rekrutacji managerskiej albo niszy, w której właściwe osoby trzeba najpierw znaleźć, a później zainteresować rozmową.

Ten model pasuje również do firmy, która chce znać pełny koszt i rozliczać pracę etapami. Umowa powinna wtedy jasno opisywać, za co klient płaci, co otrzymuje na kolejnych etapach i co dzieje się po przedstawieniu shortlisty.

Przy tym modelu warto też jasno ustalić, co oznacza zamknięcie projektu. Inaczej pojawia się pytanie, które obciąża obie strony: czy praca kończy się na przedstawieniu kandydatów, czy na zatrudnieniu.

Kiedy success fee ma sens?

Success fee bywa naturalnym wyborem, gdy firma chce rozliczać się za efekt i nie chce ponosić kosztu, jeśli rekrutacja nie zakończy się zatrudnieniem. Sprawdza się też, gdy zakres projektu jest stosunkowo jasny, a praca zewnętrznego rekrutera w naturalny sposób zamyka się w momencie podpisania umowy z kandydatem.

Success fee wymaga sprawnej współpracy po obu stronach. Headhunter otrzymuje zapłatę dopiero po zatrudnieniu, więc osoba decyzyjna po stronie firmy powinna szybko umawiać rozmowy i przekazywać feedback. Gdy decyzje przeciągają się tygodniami, projekt może utknąć niezależnie od jakości przedstawionych osób.

Ryzyka obu stron

Każdy model inaczej rozkłada ryzyko między klientem a rekruterem.

Po stronie firmy przy fixed fee głównym ryzykiem jest zobowiązanie do zapłaty za uzgodnioną pracę, nawet jeśli proces nie zakończy się zatrudnieniem. Dlatego tak ważny jest jasny zakres poprzedzający cenę. Przy success fee ryzykiem może być nieprecyzyjne określenie momentu powstania obowiązku zapłaty albo brak jasnych zasad przypisania kandydata do rekrutera lub firmy rekrutacyjnej.

Po stronie wykonawcy fixed fee wymaga prawidłowego oszacowania zakresu i pracochłonności projektu. Przy success fee ryzyko polega na tym, że firma przewleka decyzje albo wymagania rosną w trakcie, a wykonana praca nie prowadzi do zatrudnienia. Dlatego zakres, etapy płatności i moment zatrudnienia opisujemy w umowie, a nie zostawiamy ich domyślnie.

Pytania, które warto zadać przed podpisaniem umowy

Przed podpisaniem umowy warto wyjaśnić:

• Jaki dokładnie zakres pracy obejmuje cena w modelu fixed fee, do jakiego momentu prowadzimy współpracę i ile osób przedstawiamy?
• Kiedy powstaje obowiązek zapłaty w modelu success fee: przy podpisaniu umowy przez kandydata, pierwszym dniu pracy, czy w innym momencie?
• Jak opisane są etapy płatności i ile ich jest po stronie firmy?
• Kto odpowiada za co w procesie: co robi rekruter lub firma rekrutacyjna, a co pozostaje po stronie klienta (brief, feedback, decyzje)?
• Jak definiowane jest zamknięcie projektu i jakie oficjalne zakończenie współpracy jest możliwe?
• Jaki jest okres gwarancji i co dokładnie obejmuje?
• Co się dzieje, gdy zakres roli zmienia się w trakcie projektu?

Odpowiedzi powinny znaleźć się w umowie, a nie tylko w obietnicach na spotkaniu.

Jak działa gwarancja?

Rekruterka.pl standardowo komunikuje 6 miesięcy gwarancji. Nie oznacza to jednak jednego, identycznego rozwiązania dla wszystkich projektów. Zakres gwarancji, warunki jej uruchomienia oraz sposób rozliczenia ustalamy indywidualnie i zapisujemy w umowie.

W zależności od ustaleń gwarancja może obejmować rekrutację zastępczą, zwrot części lub całości wynagrodzenia albo inne uzgodnione rozwiązanie. Dlatego przed podpisaniem umowy klient powinien sprawdzić nie tylko długość gwarancji, lecz także jej dokładny zakres i warunki.

Najczęstsze pytania

Czy fixed fee jest droższy niż success fee?

Nie da się tego stwierdzić z góry. Cena zależy od zakresu pracy i przebiegu projektu, a nie tylko od nazwy modelu. W obu przypadkach przed rozpoczęciem ustalamy warunki i opisujemy je w umowie.

Czy w modelu success fee płacę tylko wtedy, gdy kandydat zostanie zatrudniony?

Tak, wynagrodzenie za usługę zależy od zatrudnienia, ale w umowie muszą być precyzyjnie opisane moment powstania obowiązku zapłaty, definicja zatrudnienia i okres współpracy. Samo pojęcie skuteczności warto ustalić na piśmie.

Który model jest lepszy dla małej firmy?

To zależy od projektu i tego, co firma woli rozliczać. Mała firma, która chce znać koszt z góry i potrzebuje jasnego zakresu, częściej sięgnie po fixed fee. Firma, która woli płacić za efekt, może wybrać success fee. Wybór ustalamy podczas rozmowy.

Co obejmuje gwarancja?

Standardowo komunikujemy 6 miesięcy gwarancji. Jej zakres i sposób realizacji ustalamy indywidualnie w umowie. Może to być rekrutacja zastępcza, częściowy lub pełny zwrot wynagrodzenia albo inne rozwiązanie uzgodnione dla danego projektu.